Logisticien Administrateur Chef de Base , D.R. Congo

Objectif Général :

Minova est une base qui vient d’ouvrir mais dont l’installation n’est pas finie avec des programmes en sécurité alimentaire, watsan et nutrition. Problématique déplacement de populations depuis le Nord Kivu suite au conflit. Situation calme en général, mais tendue et très volatile. Evacuation mi septembre du fait de combats dans les environs.

OBJECTIFS GENERAUX :

• Responsable de la sécurité
• Anime les activités de la base de Minova et son bon fonctionnement
• Supervision du département logistique
• Supervision du département administration 

OBJECTIFS SPECIFIQUES :

► Responsable de la sécurité :

Le log-admin / Chef de base est le responsable de la sécurité sur la base ACF de Minova ce qui signifie qu’il supervise en collaboration avec le CDM et le Log Co tout ce qui se rapporte à la sécurité, celle des expats, du staff, des bénéficiaires, des structures et des biens ACF

• Gestion Quotidienne

1. S’assure du respect par tous des consignes et des procédures de sécurité de base
2. Garantit l’application et le bon suivi du plan de sécurité de la base et du plan sécu mission ainsi que des diverses consignes données par le CDM et le Log Co.
3. Recherche active et développe un réseau de collecte d’information de sécurité notamment auprès du staff, des autres intervenants et ONG mais aussi auprès des autorités locales civiles ou militaires et de toute autre source.
4. S’imprègne du contexte national et local ainsi que de son environnement afin de mieux appréhender et comprendre la situation locale dans laquelle ACF doit évoluer

• Gestion régulière

1. Organise des briefings sécurité réguliers des expats et du senior staff sur leurs responsabilités en matière de sécurité ainsi que des rappels sur les procédures d’évacuation
2. S’assure du bon état de fonctionnement et de l’existence de tous les outils de sécurité ; véhicules, moyens de communication, malles d’urgence, kit brousse, etc.
3. Effectue des rapports réguliers de sécurité au CDM et au Log Co ; point hebdo dans le sitrep et rapports spécifiques et plus fréquents si besoin et en fonction de la situation - Mise à jour tous les documents sécurité de la base (notamment le plan de sécurité) ainsi que les différentes procédures (notamment procédures d’évacuation) en accord avec le CDM et le Log Co et suivant les besoins et l’évolution de la situation

► Animer les activités de la base de Minova et son bon fonctionnement

• Représentation

1. Le Log-admin Chef de base est le représentant officiel d’ACF à Minova
2. Entretient des contacts transparents, courtois et réguliers, en toute indépendance avec les autorités locales, civiles et militaires.
3. Responsable d’établir et de maintenir des relations de travail nécessaires et de représenter ACF auprès de tout autre organisme humanitaire : MONUC, NGO ou UN.
4. Information des autorités locales et des autres intervenants de la charte, de la politique et de la stratégie locale d’ACF. Joue aussi ce rôle auprès du staff ACF.

• Animation

1. Le Chef de base doit jouer un rôle d’animateur, donner des directions de travail et des conseils, il doit motiver son équipe, expatriée et nationale
2. Joue un rôle de manager et doit être à l’écoute des expatriés et du staff
3. Encourage et maintient les outils d’animation d’équipe déjà existants (notamment les meetings staff et expats) et éventuellement en met de nouveaux en place
4. Doit contribuer à instaurer un climat de travail favorable et doit jouer un rôle de moteur et d’initiateur ; responsabilise les gens et fixe des objectifs précis et réalistes - D’une façon générale s’assure que les départements de service (administration et logistique) soient opérationnels et remplissent leur mission de support des programmes
5. Effectue des rapports réguliers (voir ci-dessous) et notamment le sitrep hebdo

► Supervision du département logistique

• Procédures logistiques

1. Le log-admin est responsable de la mise en place et du respect des procédures logistiques telles que définies dans le kit log ACF
2. Gestion, maintenance et suivi des équipements ; parc auto-moto et générateurs, parc informatique, parc des moyens de communication et autres - Veille au bon fonctionnement et à l’affectation pertinente de tous les moyens de communication ; radio HF + VHF, radio télex, téléphones, telsat
3. Effectue les rapports logistiques mensuels ; équipement, suivi et état des stocks, inventaires, suivi du parc auto-moto, etc.

• Gestion des approvisionnements et des stocks

1. Le log-admin est responsable de superviser tous les approvisionnements de la base de Minova et de passer les commandes mensuelles à Bukavu
2. Supervise la réception des livraisons; cargo par route et par le lac
3. Responsable de superviser tous les achats locaux de produits ou de services
4. Supervise la gestion et le suivi des stocks ; stock base, stock watsan, stock mécanique, stock nourriture, stock NFI, stock carburant, stationneries, etc.
5. S’assure du respect des bonnes pratiques de stockage et effectue des contrôles qualité réguliers et efficaces ; entretien, nettoyage, sécurité, fumigation, sampling, etc.
6. Garantit la mise en place des procédures de gestion des approvisionnements et des stocks et l’utilisation des formats standards ACF ; IOF, PO, RO, stock cards, DN, etc.
7. Mise en place une stratégie d’anticipation des besoins et veille à la bonne organisation de toute la chaîne de supply ; achat, stock, transport, qualité, procédure, réception, etc.
8. Coordonne tous les approvisionnements et l’acheminent sur site de tout autre matériel et équipement nécessaire au bon fonctionnement des activités programmes.
9. Supervise et assure les bonnes relations log avec les bases sud et pourvoit a leur approvisionnement.

• Gestion du parc auto, moto et générateurs

1. Supervise l’équipe mécanique et le suivi, la maintenance et les réparations du parc auto, moto, camion, générateur, motopompe, etc.
2. Mise en place d’un planning de maintenance et respect des procédures d’entretien et de gestion du parc auto ; log book, fuel book, services, équipement, etc.
3. Contrôle le suivi des consommations et compile mensuellement les données
4. Effectue les rapports de consommations et le calcul des coûts du parc auto-moto
5. Suivi du stock tampon des pièces détachées usuelles et de l’outillage mécanique
6. Gestion et affectation des moyens de transport de la base,
7. Gestion des chauffeurs ; sensibilisation permanente à la conduite de 4x4, sécurité des passagers et des biens, utilisation des radios, kits véhicules, responsabilités

• Logistique de la base et équipes ACF

1. Assure la gestion quotidienne de tous les aspects logistiques de la base
2. Met en place et supervise l’entretien du bureau, de la base vie expats, et de toutes les autres structures ACF ainsi que la maintenance de toutes les installations.
3. Supervision des activités de l’opérateur radio ; briefing, sécurité, équipement
4. Supervision des équipes gardien ; planning, briefing, consignes, équipement, etc.
5. Supervision de l’équipe log : log assistant, magasinier, assistant, journaliers

► Supervision du département administration

• Gestion des ressources humaines

1.  Recrute et forme le personnel logistique et administratif de la base
2. Gestion du personnel, suivi des contrats
3.  Valide et signe tous les contrats et documents officiels
4. Valide mensuellement la base de données du staff mise à jour
5. Supervise le protocole Minova ; ANR, AT, ordre de mission, suivi visa, etc.
6. L’évaluation régulière de son staff est sous sa responsabilité

• Gestion des finances et administration

1. Supervise la comptabilité de la base et contrôle la saisie sur SAGA et l’envoi de la compta vers Bukavu
2. S’assure que l’administrateur de base fasse des contrôles journaliers de caisse, certifie avec un contrôle direct les comptages de caisse à la clôture de la compta chaque mois et organise des contrôles de caisse de façon inopinée
3. Gère la caisse principale, effectue des avances à l’assistante l’admin (caisse secondaire des charges) et supervise les dépenses effectuées sur la base
4. Approuve toutes les dépenses logistiques et programmes effectuées sur la base
5. Compile le prévisionnel mensuel et s’assure des demandes de trésorerie
6. Responsable de la sécurité de l’argent